Коммуницирует

Как работать с удаленными сотрудниками

При работе с удаленными сотрудниками руководству и менеджерам приходится тратить больше времени на каждого — общаться, ставить задачи и проверять результаты.

Вот список того, что им необходимо делать:

– Регулярно созваниваться, желательно используя видеосвязь. Когда человек работает удаленно, ему не хватает коммуникации: в офисе много неформального общения, а дома он находится в вакууме. Чтобы это наверстать, можно звонить коллегам по скайпу или мессенджерам, причем не только по рабочим вопросам.

Зачем? Это объединяет: помогает лучше познакомиться с коллегами, решить общие вопросы в команде и почувствовать себя нужным. Иначе мотивация может снизиться.

– Определить, в каких программах ставить задачи и следить за их выполнением. В небольших компаниях каждый менеджер может сам использовать то, что ему удобнее: Trello, OpenProject или другие. Но поскольку мы активно развиваемся, скоро собираемся внедрить единую программу для всех.

– Организовать понятную прозрачную систему отчетности. Изначально нужно проговорить ее форму и частотность — каждый день, неделю или месяц. Мы ведем отчетность в Google-документах.

– Обговорить нормативы выполнения задачи. Мой опыт и опыт моих коллег говорит, что в России большинство людей работают из дома хуже. Поэтому я, когда отпускаю сотрудника на удаленку, говорю: «Мы будем смотреть на показатели. Если они будут хуже, то мы либо расстанемся, либо ты вернешься обратно в офис». Нормы мы определяем исходя из тех показателей, которых человек или его коллеги достигали при работе в офисе, — их мы разделяем на количественные и качественные.

– Обозначить рабочее время. Если менеджер напишет методологу сегодня, а он уже будет офлайн и ответит только завтра, то выполнение небольшой задачи может растянуться на два дня. Чтобы этого избежать, нужно проговорить, когда человек точно будет на связи. Например, быть на связи с 10:00 до 18:00, отвечать по почте в течение 2-х часов и всегда вовремя «приходить» на планерки по Skype.

– Договориться, в каких мессенджерах общаться и где созваниваться. Чтобы удаленный сотрудник включился в коммуникацию с офисными, его нужно познакомить со всеми онлайн, а также подключить к нужным группам и чатам.

Как правильно ставить задачи

Настроить работу с удаленными сотрудниками сложно. Для них особенно важно ставить понятные задачи с подробным описанием, потому что удаленщик не может что-то быстро уточнить, окликнув коллегу за соседним столом или поймав его в коридоре.

При постановке задачи лучше позвонить сотруднику и подробно объяснить, что от него требуется, желательно с использованием видео. Потому что через вербальную (устную) коммуникацию — передается только малая часть информации.

Остальную мы получаем через невербальную — интонацию, темп, тембр голоса — и паралингвистику — позу, движения, мимику. При разговоре по телефону мы отрезаем жесты и мимику, а когда пишем — лишаемся и интонации и тембра голоса. Поэтому очень легко понять друг друга неправильно.

Письменно полезно подводить итоги и фиксировать договоренности, а общаться лучше устно.

Когда я искал удаленного дизайнера для разработки курса, я составил задание именно в письменной форме и разослал его соискателям (смотрите скрин ниже).

После я ждал от них обратную связь или вопросы по выполнению задания. Однако из 5 человек только один перезвонил мне, чтобы уточнить детали.

Такой кандидат увеличивает свои шансы в несколько раз, потому что с ним в процессе работы будет легче выстроить коммуникацию.

Что еще важно при постановке задач удаленному сотруднику, кроме коммуникации:

– Договаривайтесь о сроках сдачи работы. Даже если дизайнер обещает прислать презентацию завтра, а она вам нужна через неделю, все равно договаривайтесь о дедлайне. И на первых пробах пера без сомнений расставайтесь с работником, если он не выполняет свои обещания.

– Погружайте сотрудника в проект, чтобы он более четко понимал свои задачи. Если человек делает иллюстрацию для электронного курса, расскажите, кого и чему будет учить этот курс.

– Обеспечивайте работника ресурсами и информацией. Так у него будет максимум возможностей для выполнения задачи, значит, и спросить вы сможете в полном объеме. Ниже пример одной из папок с материалами, которые были необходимы для удаленных дизайнеров при разработке электронного курса для банка:

Принципы цифрового этикета

Демонстрация позитивного отношения

Этот принцип пришел в цифровой этикет из повседневного этикета. Важно продемонстрировать, что я отношусь к людям хорошо. Поэтому я поставлю лайк знакомому, если увижу симпатичное фото в инстаграме, прореагирую на пост, который вызвал у меня внутренний отклик. Точно так же как при встрече с кем-то знакомым на улице — я поприветствую этого человека.

Субординация

Многим кажется, что интернет-пространство стирает грани и позволяет вести себя панибратски. Но цифровая среда неотделима от обычной жизни, поэтому субординация переносится и в цифровое пространство.

Симметрия

Когда мы начинаем общаться в цифровом пространстве, мы можем ориентироваться на то, как делает это наш собеседник. Если кто-то отправляет вам голосовые сообщения, стикеры, эмодзи, вы можете делать то же самое. Аналогично и со встречами в Zoom — обычно все договариваются, что встреча проходит со включенными, или, наоборот, выключенными камерами. Если же у одного из собеседников камера не работает, или ему просто не хочется демонстрировать себя сегодня, то он должен предупредить остальных.

Соблюдение личных границ

Как и в повседневном этикете, соблюдение личных границ очень важно. Не подходить к человеку слишком близко, не держать его за рукав, не хватать руками еду из его тарелки. Этикет позволяет нам чувствовать себя в безопасности. Границы есть и цифровые. Это приватное пространство, которое важно уважать. Не надо, например, писать людям по ночам, не надо заходить на страницы в соцсетях и писать людям то, что сами они не хотели бы афишировать: «Ну что, ты уже развелась со своим?» или «Ты уже уволилась с этой дурацкой работы?».

Удобство и экономия ресурсов

Когда мы начинаем с кем-то общаться, мы должны подумать, как лучше сейчас коммуницировать с человеком и сэкономить время — свое и собеседника: позвонить, написать в мессенджер, записать голосовое сообщение, или отправить письмо по почте. Скажем, если это какая-то подробная инструкция со множеством файлов, ссылок и прочих вложений, то лучше отправить письмо по электронной почте — там слишком много детальной информации. А если вы пытаетесь объяснить проблему, например, связанную с машиной, то быстрее всего это сделать в голосовых сообщениях.

Традиция

Обычный этикет складывался на протяжении трех веков. И теперь мы не задумываемся, почему надо держать вилку в левой руке, а нож — в правой. А цифровой этикет складывается последние 26 лет, и, к счастью, пока не произошло ничего такого, что мы не могли бы объяснить при помощи здравого смысла. Например, в соцсетях не принято ставить лайк под своими постами. Если задуматься, можно предположить, что такое поведение может означать отсутствие интереса к другим людям: «Я ставлю себе лайк, потому что мои посты мне интересны, а вы уж как хотите».

Конвенциональность

Принцип договоренности. Самая приятная возможность, которой нужно пользоваться. «Тебе удобнее сейчас писать или звонить?», «Как будем отправлять друг другу тяжелые файлы?», «Давай не будем созваниваться после 23:00?».

Во время пандемии многое изменилось. Люди стали заново передоговариваться, устанавливать правила и структурировать свое общение в интернете.

Безопасность

Принцип, по которому мы все задумываемся о надежности паролей и о доступности той информации, которой мы делимся с другими.

Изменяемость

Цифровой этикет, которому всего 26 лет, меняется на глазах. Если раньше мы сообщали по телефону об отправке письма на электронную почту, таким образом проявляя заботу о человеке, то теперь этого делать не нужно — уведомление о новом письме обычно всем приходит на тот же смартфон.

Здороваться и прощаться при каждом контакте в чатах уже не нужно. Мы постоянно онлайн, поэтому общение упростилось.

Еще сегодня совсем не обязательно поздравлять всю свою телефонную книгу с Новым годом или другим праздником. Мы тонем в информационном потоке, поэтому отправлять поздравление нужно только тем, кому нам не лень написать отдельное уникальное поздравление, а не отправлять одну открытку, скачанную с какого-то сайта, всем подряд.

В некоторых статьях психологи и специалисты по цифровой коммуникации писали о том, чтобы люди не флудили в рабочих чатах, не отправляли видео, мемы и стикеры. Ближе к концу режима самоизоляции этот принцип перестал работать: сейчас рекомендуют отправлять шутки и эмодзи прямо в чат, ведь позитив при нехватке общения никому не помешает.

То же самое, например, с платформой Zoom. Во время конференции в зуме люди испытывают огромный стресс. Во-первых, потому что видят себя на экране. Во-вторых, во время общения с другими по видеосвязи мы постоянно задумываемся о том, как мы выглядим. В третьих, в видеозвонках есть задержка и иногда кажется, что люди не слушают, если реакция от них не поступает мгновенно.

Поэтому психологи начали говорить, что не обязательно каждое совещание проводить с видео. Эта норма изменилась за время пандемии.

Разный в разных сообществах

В разных сообществах, социальных группах этикет устроен по-разному. Школьники, например, отправляют друг другу аудиосообщения, стикеры. Или, скажем, в деловой среде в Японии люди отправляют огромные сообщения по электронной почте, потому что всю первую половину письма они извиняются за то, что побеспокоили собеседника и просят уделить немного времени. У нас же все наоборот — чем лаконичнее письмо, тем уважительнее мы относимся к собеседнику: все кратко и по делу.

Поэтому просто помните, что каждый раз, когда вы будете общаться с коллегами или учениками, с друзьями или с руководством, ваши коммуникации будут разными.

Глобальные компетенции. Сборник эталонных заданий. Выпуск 1 Купить

Этикет миллениалов

Британцы провели исследование и спросили у людей, что, по их мнению, является самым грубым нарушением этикета.

1. мусорить — 72% 2. слушать музыку слишком громко — 56% 3. слишком громко разговаривать в транспорте — 53% 4. пользоваться телефоном за обеденным столом — 52% 5. читать чужие сообщения — 50% 6. занимать слишком много места в переполненном транспорте — 49% 7. смотреть в телефон, а не на собеседника — 47% 8. разговаривать с кем-то, не вынимая наушников — 42% 9. заварить себе чай и не предложить присутствующим — 36% 10. листать чей-то фотоальбом в сети без спроса — 33%

Как минимум 5 из 10 пунктов связаны с нашим цифровым поведением.

«Наше цифровое поведение имеет значение. То, как мы себя ведем в виртуальном пространстве, становится частью нашей идентичности».

И, конечно, когда мы говорим о цифровом поведении, нужно обязательно упомянуть две вещи:

1. Цифровой этикет.
2. Правила корректного, удобного и эффективного взаимодействия в цифровом пространстве.

Правила этикета при использовании гаджетов

1. Сведите к минимуму использование телефона или планшета при личном общении с человеком. Поучиться этому можно у тех людей, которые занимаются продажами. Человек, с которым сейчас происходит контакт, важнее того, кто может позвонить или написать в этот момент.
2. Соблюдайте меры безопасности. Изучите правила установки безопасного пароля, настройте двухфакторную аутентификацию.
3. Не доставляйте неудобств окружающим (звук, вибрация, свет). По нормам делового этикета считается, что звонок телефона должен быть нейтральным — желательно тем, который по умолчанию установлен на смартфоне. Но лучше всего, конечно, выключить звук телефона, если вы находитесь на работе. И помните, что если вы пришли в театр, то лучше отключить и вибрацию — ведь в полной тишине она может быть слышна не хуже громкого звонка. В кинотеатре всегда минимизируйте яркость экрана.

Представьте ситуацию. У вас деловая встреча. Но в это же время вы ждете важный звонок. Что вы будете делать?

Предупредите человека, который должен позвонить, что вы не сможете общаться прямо сейчас. Либо скажите собеседнику, с которым у вас встреча, что ждете важный звонок. То же самое и со звонками в Zoom: если под столом вас треплет за ногу собака или рядом ползает ребенок, а вы делаете вид, что ничего не происходит, но при этом все равно заметно, что что-то не так, — лучше извинитесь перед коллегами и отвлекитесь на несколько секунд, чтобы наладить обстановку. Проговаривание порой спасает от многих неловких ситуаций.

Уместно ли сидеть в телефоне на обеде с деловыми партнерами, если почти не принимаешь участие в их разговоре?

Прежде всего, считается некорректным, если на обеденном столе лежит мобильный телефон. И не потому, что это именно телефон. Все вещи, которые не относятся к еде, не должны находиться на обеденном столе. Очки, кошелек, сумка, лекарство, расческа и т.д. — все эти предметы, согласно правилам столового этикета, не должны находиться на столе во время обеда.

Вывод: не создавайте неудобств для окружающих, минимизируйте использование гаджетов во время личного общения с человеком.