Вопросы и ответы по проектной документации, проектам стадии «П» и «Р» и т. п.

Кому и для чего нужен отчет о статусе проекта?

Руководитель проекта

Во-первых, что бы там ни говорили, но подготовка отчета побуждает руководителя к регулярной оценке своего проекта и себя как его «рулевого». Дисциплинирует, иначе говоря. Если в отчете в разделе «Полученные результаты» или «Новости по проекту» написать нечего, то, согласитесь, любой ответственный менеджер почувствует себя несколько неуютно.

Во-вторых, правильно составленный отчет помогает менеджеру проекта в управлении своей командой и Заказчиком (об этом ниже). Как минимум, отчет сообщает Заказчику и команде проекта, что проект «живет», в нем ведется работа и заняты конкретные сотрудники. Вот фрагменты разделов, которые заполняет управляющий проектом.

Report-PM-1024x498.pngЗаказчик проекта

Зачем отчет Заказчику? Для Заказчика отчет о статусе проекта – это способ быть в курсе проекта, не погружаясь в детали. Читать переписку, протоколы и пр. документацию мои Заказчики не всегда хотят – времени не хватает. Однако, все они с желанием читают краткую сводку по проекту.

Член команды проекта

Каждый участник проекта получает из отчета две вещи: что происходит вне его области задач (в других группах, например) и какие задачи стоят перед ним на следующий период. Общий статус проекта также полезен, если мотивация его участников является коллективной и связана с общим сроком завершения проекта.

Сотрудники компании

Несмотря на то, что эта группа может и не принимать участие в проекте напрямую, часто бывает так, что в ней бывают «скрытые стейкхолдеры». Например, проект предусматривает ребрендинг компании и последующую смену спецодежды сотрудников. Директор по персоналу не входит в команду этого проекта, однако хочет знать, с какого квартала нужно заложить в бюджет смену рабочей одежды.

Пример отчета о статусе портфеля проектов, подготовленного Проектным офисом

Отсутствие контроля за исполнением задач

Даже хороший план может провалиться, если не контролировать развитие проекта, особенно когда над ним работают более пяти человек.

Как решить. Собирать нужную информацию вручную трудоемко и энергозатратно, поэтому используйте сервисы, которые помогут в этом. В идеале можно использовать диаграмму Ганта, которая отображает актуальную информацию в режиме реального времени со всеми сроками и вехами. В случае организации мероприятия, проект будет выглядеть так:

image-1-1.png

На диаграмме Ганта видно, кто и за какую часть проекта отвечает: составление списка гостей, согласование итогового количества приглашений для клиентов и так далее. Если у вас есть цепочка зависимых задач, вы можете изменить сроки их выполнения.

Профессия

Project Manager

Узнать больше

  • Профессия с нуля: курс даёт всю необходимую базу для работы в роли руководителя проекта
  • <strongr>Упор на практику: каждый студент работает минимум с 4 различными проектами</strongr>
  • <strongr>Сопровождение: оперативная поддержка опытных кураторов и преподавателей</strongr>

Методы проектирования

Выбор метода проектирования зависит от цели проекта.

Принято классифицировать несколько методов. Рассмотрим их немного подробней.

  1. Метод «водопада»: все этапы проектирования выполняются один за другим (т.е. линейно):
    1. исследование исходных условий;
    2. создание основного проекта;
    3. детализация проекта (разработка подпроектов);
    4. реализация подпроектов;
    5. проверка проекта.
  2. Метод итерации (повторяющихся подходов): параллельный процесс работы и корректировки уже выполненных задач. Это значит, что проект на каждой фазе жизненного цикла проходит неоднократное повторение такого подцикла:

    проектирование → реализация → анализ → корректировка

    Такой метод планирования позволяет минимизировать последствия от возможных недоработок проекта.

  3. Метод спирали: исходная версия проекта разрабатывается, реализуется, затем создается новый проект, но на основе уже реализованного (посредством корректировки исходного и внесения новых элементов в зависимости от изменившейся ситуации с одновременным планированием нового витка проекта).
  4. Инкрементный метод: разбиение одного объемного проекта на несколько мелких.

Классификация проектов

Разделение проектов на виды и типы зависит от классифицирующих признаков. Рассмотрим классификацию в сводной таблице:

Классифицирующий признак Вид проекта
сфера деятельности
  1. технический,
  2. организационный,
  3. социальный,
  4. экономический,
  5. смешанный
структура
  1. монопроект (отдельный),
  2. комплексный (состоит из нескольких монопроектов),
  3. мегапроект (состоит из целого ряда комплексных проектов и монопроектов)
длительность
  1. краткосрочные (до 3 лет),
  2. среднесрочные (от 3 до 5 лет),
  3. долгосрочные (более 5 лет)
масштаб
  1. мелкие,
  2. средние,
  3. крупные,
  4. мегакрупные
степень сложности
  1. простые,
  2. средние,
  3. сложные
характер проекта
  1. инвестиционный,
  2. научно-исследовательский,
  3. образовательный,
  4. смешанный

Проект – это …

Смысл понятия раскрывается, если перевести это слово с латинского языка (projectus). В дословном переводе «проект» – это «выступающий вперед», т.е. то, что предваряет основное действие.

Допустим, вы хотите открыть свой бизнес. Что вы будете делать, прежде чем ринуться в пучину предпринимательства? Конечно, придумаете, чем будете заниматься, откуда будете брать деньги на «раскрутку» и составите план действий на первое время.

То есть разработаете проект (для справки: проект в бизнесе называется бизнес-планом).

Вывод: проект – это комплекс процессов (создание планов, проведение мероприятий и т.д.), направленный на создание нового продукта (материального объекта, услуги и т.д.).

Деятельность, направленная на создание нового продукта, называется проектной деятельностью.

Примеры проектов:

  1. возведение промышленных и жилых зданий;
  2. разработка программного обеспечения;
  3. создание новых технологий;
  4. создание нового предприятия;
  5. проведение экономической реформы;
  6. организация международной конференции;
  7. проведение разноплановых мероприятий, направленных на развитие какого-либо региона и т.д.

Процесс разработки проектов в зависимости от сферы применения имеет свои индивидуальные особенности.

Если проект создается для реализации уникальной цели, но не в единичном экземпляре, то такой проект называется типовым. Такие проекты актуальны в строительстве, организации производства.

Основные признаки проекта:

  1. разрабатывается как разовый комплекс мероприятий для выполнения конкретной цели;
  2. имеет четкие рамки ограничения по времени (начало и конец), т.е. имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких фаз, в зависимости от сложности проекта;
  3. разрабатывается с учетом ограниченных ресурсов (что это такое?). Например, проект для строительства коттеджа или другого строения ограничивается заранее высчитанной сметой;
  4. выполняется поэтапно в соответствии с разработанным планом.

Общая схема разработки проекта (согласно фазам жизненного цикла проекта):

  1. инициирование (определение цели, для которой создается проект);
  2. планирование (создание конкретного плана действий). Это разбивка основной цели на несколько мелких (конкретизация этапов проекта). Такая разбивка называется декомпозицией целей.

    Например, при строительстве загородного дома (основная цель) задается ряд промежуточных целей, которые должны быть выполнены поэтапно: рытье котлована под фундамент, заливка фундамента, возведение стен, возведение крыши, подведение инженерных коммуникаций, внутренняя отделка, внешняя отделка;

  3. реализация (воплощение плана в действие);
  4. контроль выполнения;
  5. завершение проекта.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий