Урок 226 Электронная почта Gmail: 10 практических советов по использованию лучшего почтового сервиса

Как начать email сообщение?

С приветствия и обращения. В деловом общении предпочтительно использовать:

Dear Mr.Jones, / Dear Ms.Jones, (Miss или Mrs по отношению к женщине, как правило, не используют, так как не всегда известно, замужем она или нет);

Dear Sir, или Dear Madam, (используется в случае, если вы не знаете имени адресата);

Dear Sir or Madam, (употребляется в том случае, если вы не знаете пол лица, к которому обращаетесь);

To Whom It May Concern: («Кого это касается» — вполне допустимая фраза, если вы не знаете, к кому обратиться по данному вопросу);

Dear partners, / Dear managers, и т. д. (используется при обращении к группе людей: Уважаемые партнеры, / Уважаемые менеджеры, и т. д.);

Hi Nick, или Hello Nick, (допустимое приветствие в деловом общении, если вы хорошо знакомы с адресатом и находитесь в дружеских отношениях).

В неформальных email-сообщениях приветствие — на ваш выбор.

Обратите внимание, что после обращения может стоять запятая или двоеточие. Двоеточие чаще всего используется в строго-официальных письмах. Если вы используете фразу To whom it may concern, то после нее всегда стоит двоеточие.

Аккаунт Google

Необходима создание аккаунта Google, чтобы иметь свою Gmail почту. Потому что Gmail является одним из сервисов, которые Google предоставляет зарегистрированным пользователям. Аккаунт создается бесплатно. Процесс его создания прост, а введенное имя пользователя будет частью вашего Gmail адреса.

Таким образом, если вы зайдете в свою почту Gmail, то это означает что вы автоматически вошли в свой аккаунт Google и получаете возможность доступа к другим сервисам Google, например, Google Docs, Calendar, YouTube и т.д. Создание аккаунта Google также означает, что вы становитесь членом социальной сети Google+. Проще говоря: «Один аккаунт — весь мир Google».

Конечно, вы не обязаны пользоваться всеми этими службами Google, в данный момент вы можете просто сосредоточиться на электронной почте и использовать только его. Тем не менее, если вы захотите узнать больше об аккаунте Google, то рекомендуем к изучению: Аккаунт Google, на котором рассматриваются различные сервисы, предлагаемые компанией Google, а также создание вашего аккаунта в Google.

Особенности Gmail почты

Gmail обладает многими полезными функциями, начиная от стандартных функций почтового сервиса (таких, как возможность получать и отправлять письма), до уникальных функций. Ниже приведены некоторые функции Gmail почты.

• Фильтрация спама. Спам, так называют нежелательную почту. Gmail использует передовые технологии, чтобы защитить вас от спама. Спам автоматически помещается в специальную папку и автоматически удаляется через 30 дней.
• Приоритеты входящих. Это новая функция Gmail. Она противопоставляется фильтрации спама. Вместо блокирования нежелательных писем, Gmail находит самые важные из них и помещает их наверх списка. Это особенно полезно, если вы получаете много писем. Теперь вам не нужно тратить свое время на их сортировку.
• Отображение цепочек писем. Цепочка писем имеет место каждый раз, когда вы отправляете письма в ответ или кому-то дальше (пересылаете их). Часто эти письма связаны с одной темой или событием. По умолчанию Gmail группирует такие письма вместе, чтобы в ящике не было «бардака». Вы всегда можете выключить эту функцию.
• Встроенный чат. Вместо того, чтобы писать кому-то письмо, вы можете написать ему мгновенное сообщение или воспользоваться функцией голосового или видео чата. (Если на компьютере есть микрофон и веб-камера).
• Телефонный звонок. Функция телефонного звонка похожа на голосовой чат. Отличие состоит в том, что вы можете соединиться с абонентом реального телефона в любой точке мира. Это бесплатно для звонков внутри США и Канады и достаточно дешево для других стран.

  Создаем электронную почту на Яндекс, mail.ru, gmail, рамблер

Интерфейс Gmail

Во время работы с Gmail, вы в основном используете основной интерфейс. Это окно содержит ваши входящие письма и позволяет вам перемещаться между вашими контактами, настройками почты и т.д. Также в верхней части окна расположены ссылки на другие сервисы Google, например, на YouTube или Календарь.

1) Выпадающее меню Gmail

Выпадающее меню позволяет вам перемещаться между Почтой, Контактами и Задачами.

Если вы запутались, то можете просто кликнуть по опции Gmail, чтобы вернуться к представлению по умолчанию.2) Панель левого меню

Панель левого меню позволяет вам Написать новое письмо, перемещаться по вашей Почте, просматривать Отправленную почту, управлять Ярлыками и т.д.

3) Командные кнопки

Командные кнопки расположены над списком писем. Когда нет выбранных писем, то доступны только кнопки Выбрать и Обновить.

Когда какое-либо письмо выбрано, появляется еще несколько кнопок. Вы можете воспользоваться следующими функциями: Архивировать, В спам, Удалить, чтобы организовать структуру ваших писем.

4) Входящие

Входящие – это то место, где отображаются входящие сообщения. Чтобы прочитать сообщение, достаточно просто кликнуть по нему.

5) Строка поиска

Если вы не можете найти важное письмо, то нужно начать вводить ключевую информацию о нем в строку поиска.

6) Значок Шестеренки

Чтобы изменить ваши настройки, просто кликните по значку шестеренки и выберите Настройки. Также вы можете выбрать пункт Справка, если у вас возникли какие-то вопросы.

Другие полезные функции

Поиск цепочек писем.

Проверка почты на смартфоне.

Просмотр документов в Gmail.

Быстрые клавиши.

Отложенная отправка писем.

Поиск цепочек писем

Предположим, Вы решили открыть почту Gmail и найти всю историю переписки с конкретным адресатом.

Для этого просто введите адрес его почтового ящика в верхнюю строку поиска и нажмите кнопку Enter.

Поиск также позволяет находить письма по фразам или наименованию прикрепленных к письму файлов, что достаточно удобно.

Для этого просто введите нужные ключевые слова в строку поиска.

Поиск актуален в том случае, если вход в джимейл-почту осуществляется не очень часто, и Вы можете попросту забыть, с кем и о чем вели ранее переписку.

Эта функция позволит быстро восстановить историю.

Кроме того, удобно, что письма, которые являются ответами, собираются в цепочки.

Это экономит место в списке и позволяет удобно следить за историей.

Проверка почты на смартфоне

Если Вы решили создать электронную почту Гугл и просматривать входящие сообщения со смартфона, установите мобильное приложение Gmail.

Это позволит комфортно работать с функционалом сервиса.

Сторонние разработчики также выпускают много совместимых приложений для iPhone и Android.

Кроме того, благодаря мобильной адаптации Gmail Вы сможете пользоваться веб-версией сервиса в браузере телефона.

Регистрация в джимейле через телефон не составит труда.

Просмотр документов в Gmail

К Вашему письму приложили файл (word, pdf и пр.)?

Совершенно не обязательно скачивать его на компьютер для просмотра.

Достаточно кликнуть по нему 1 раз левой кнопкой мыши и открыть документ прямо в браузере, чтобы избавиться от лишних телодвижений.

Кроме того, можно сразу сохранить документ на гугл-диск, что очень практично для тех, кто решил завести почту gmail.com для бизнеса.

Если удобнее просматривать файлы в офлайн-режиме, их можно просто скачать, нажав на стрелку загрузки.

Возможно, Вам также будет интересно, как скачать видео с ютуба.

Быстрые клавиши

Почта Gmail предусматривает использование горячих клавиш для быстрого управления.

Для этого перейдите в Настройки –> Расширенные –> Пользовательские быстрые клавиши, выберите пункт «Включить» и сохраните изменения.

После этого в настройках появится панель, где можно настроить сочетания горячих клавиш для комфортной работы с сервисом.

Отложенная отправка

Ранее для отправки писем с задержкой приходилось использовать дополнительные сервисы.

Теперь компания Google внедрила этот функционал в Gmail.

Чтобы отложить отправку письма, Вам достаточно кликнуть на треугольник в кнопке отправки и выбрать «Запланировать отправку».

Отмена отправки

Случайно отправили сообщение не тому адресату или не успели дописать письмо? Не проблема.

В Gmail предусмотрена функция отмены отправки в течение: 10, 20 или 30 секунд.

Для этого перейдите в Настройки → Общие → Отменить отправку.

Поставьте галочку напротив желаемого периода отмены.

Следите за порядком

Заархивируйте всё

Gmail даёт возможность архивировать сообщения вместо того, чтобы их удалять. Сделано это для того, чтобы вам не нужно было беспокоиться о наличии свободного места и постоянно чистить свой ящик. Если вы хотите заархивировать сообщение, откройте его и нажмите на вторую иконку слева (коробка со стрелкой, направленной вниз). Сообщение будет ждать вас во вкладке «Вся почта» на левой боковой панели.

Следите за своим архивом

Как бы много места для бесплатного хранения файлов Gmail ни предоставлял, на дворе 2016 год и люди шлют всё больше и больше прикреплённых файлов. Если вы достигли своего лимита по объёму памяти, пора избавиться от некоторых сообщений. Нажмите на стрелочку в графе поиска, отметьте пункт «Есть прикреплённые файлы», выберите размер 10 МБ и кликните на кнопку с лупой. Так вы увидите все сообщения, весящие больше 10 МБ. Отметьте галочкой письма, которые вам точно больше не понадобятся, и отправьте их в корзину.

Отвечайте и архивируйте

Зачем оставлять письмо в папке входящих, если вы на него уже ответили? Воспользуйтесь функцией «Отправить и архивировать», чтобы не засорять входящие сообщения, пока вы ждёте ответа на своё письмо. Зайдите в раздел «Настройки» → «Общие» и выберите «Показать кнопку „Отправить и архивировать“ в ответе». Теперь вы сможете отвечать обычным способом, накапливая сообщения в папке входящих, если вам так хочется, или же сразу архивировать лишние письма при ответе.

Используйте ярлыки и фильтры

К каждому сообщению можно добавить ярлык. Новые ярлыки будут появляться на левой боковой панели. Просто откройте письмо и нажмите на значок «Ярлыки» — он второй справа. Теперь создайте новый ярлык или выберите уже существующий (кстати, можете перетащить ярлык с боковой панели прямо в своё сообщение).

Нажмите на кнопку «Ещё» и выберите «Фильтровать похожие письма», а затем — «Создать фильтр в соответствии с этим запросом». О фильтрах Gmail можно написать отдельную статью, так что за более подробной информацией обращайтесь в раздел «Настройка фильтров».

Купите дополнительное место для хранения файлов

Если же вам совсем надоело возиться с проблемой хранения файлов, можно потратиться на дополнительное место. Прокрутите страницу с сообщениями вниз, и в нижнем левом углу вы увидите, сколько места у вас осталось, а также ссылку «Управление».

Если у вас занято почти 100% доступного места, пройдите по ссылке. План на 100 ГБ стоит 139 рублей в месяц, и дополнительное место можно использовать не только для почты Gmail, но и в Google Drive и Google Photos, если вы ими пользуетесь.

Контролируйте человеческий фактор

Блокируйте адреса

Некоторые совсем не понимают намёков. К счастью, можно заблокировать любого человека (или сайт) всего парой кликов. Получив сообщение от того, кого вы хотели бы внести в чёрный список, нажмите на стрелочку в правом верхнем углу и выберите функцию «Заблокировать пользователя».

Теперь все сообщения с этого адреса будут попадать сразу в спам.

Найдите старые письма

Хотите быстро найти сразу все сообщения от друга? Просто наведите курсор на имя отправителя, хоть из папки со входящими, хоть из конкретного письма, и появится карточка контакта. Затем нажмите на ссылку «Переписка», чтобы просмотреть все сообщения от этого контакта.

Отменяйте неверно отправленные сообщения

Все мы когда-то случайно отправляли письма не на тот адрес. К счастью, в Gmail можно просто отменить отправку. Зайдите в раздел «Настройки» → «Общие» и включите функцию «Отменить отправку». Здесь также можно выбрать промежуток времени для отмены отправки: от 5 до 30 секунд. В следующий раз, когда будете отправлять сообщение, вы заметите сверху надпись «Отменить».

Пропускайте групповые сообщения

Вы легко можете выйти из цепочки групповых сообщений, нажав на кнопку «Ещё» и выбрав «Игнорировать». Теперь вы пропустите все сообщения кроме тех, где вы единственный получатель письма.

Если захотите вернуться к групповому сообщению, введите в поисковую строку запрос is:muted, так вы увидите все игнорируемые цепочки. Затем выберите «Не игнорировать» в меню «Ещё». Если, конечно, вам себя совсем не жалко.